Az elmúlt hetekben az irodai munka felszámolásának menetén gondolkodtam. Azt látom más vállalatoknál, hogy ez egy kevésbé triviális feladat. A legtöbb esetben van egy n létszámú csapat amit csökkentenek, de mi a helyzet, ha n=1 ? Na innentől nem triviális! Tudom, hogy ez extrém, pont ezért érdekes és szükséges az ezen való gondolkodás, mert innen n+1 már könnyen megoldható.
Miért van erre szükség? Mi a probléma forrása?
Tipikusan az n=1 esetén van a legnagyobb szívás a munkáltató nyakán. Mi van, ha beteg az illető? Ha szabin van? Ilyenkor KKV esetén a legtöbb esetben a tulajdonos, vagy az illető közvetlen főnöke, aki különböző szintű vezető helyettesíti, a vállalat számára nem azonos költségszinten. Sajnos nálunk is van olyan, hogy egy felső vezető helyettesít egy adminisztrátort ilyenkor. Ez pedig a felső vezető főnökének a hülyesége, vagyis az enyém. Mi van, ha elmegy egy ilyen ember a vállalattól? Ha a tudásmenedzsment sincs toppon, akkor egy újabb szívás, hiszen rengeteg tudás fog elveszni ezáltal a szervezetben. Emiatt a tanulópénzt a szervezet újra meg újra megfizeti életciklusa során.
Az ismertetett hibák miatt talán már könnyen belátható, hogy ilyen szituációkba legjobb előremenekülni és eliminálni az ilyen munkaköröket.
Munkakör analizálása
Jó sebészhez illően elsőnek keresünk egy metszési pontot. Ez esetünkben egy önkényesen, de nem tudatlanul kijelölt lesz. Ha a munkakört kettéválasztom aszerint, hogy mi igényel szinkronitást és mi aszinkronitást, akkor már meg is kapom azt, hogy mely feladatokkal kell kezdenem az automatizálást. Ugyanis legelőször kezdjük a szabadságok és betegállományok által keletkezett problémák felszámolásával, vagyis automatizáljuk a szinkronitást igényló feladatokat.
Mi értek szinkronitást igénylő feladaton?
Más entitás (lehet egy szoftver vagy egy ember, egy vállalat) azonnali beavatkozást vár el. Ilyen lehet, egy ügyfél élőben, csetten, videón való jelenléte, egy boltban a kiszolgálás. A legtöbb esetben egy munkavállaló minden perce nincs kihasználva, hanem azért van a munkakör, hogy rendelkezésre álljon munkaidőben a triggerek pedig implikálják majd a feladatokat.
Mielőtt nekiesnénk a leendő automatizált rendszereink fejlesztésének, írjunk egy listát mik ezek a feladatok. Tegyük fel a kérdést magunknak: Miért végezzük el ezt a feladatot? Mi az üzleti értéke? (ha van neki) Korosabb szervezetek gyakran szembesülhetnek egy-egy ilyen feladat-analízis során azzal, hogy a szervezet tele van legacy feladattal, ami a semmiből megy a senkinek értelmetlenül. Megörökölték és azóta így csinálják, de a kérdést még senki sem tette fel: Miért? A másik ilyen gyakori dolog az a fajta riportolás ami igazából csak egy nézet, amit a kedves vezető direktben kis formázással megcsinálhatna magának, vagy igényelhetné az IT-tól magát a nézet implementációját. Jézusom, nekem mennyi olyan közgazdász ismerősöm van aki ilyen lélekölő felesleges munkát végez nap, mint nap!
Kicsit elkalandoztam, elnézést érte. Visszatérve megvan a listánk, tudjuk, hogy a feladat fontos és nélkülözhetetlen az üzlet számára, akkor jöhet a prioritás vagy függőségi gráf megalkotása más néven az automatizálási lépések megtervezése és az implementációja. Vagyis mi legyen az első, a második, s.í.t. amit meg kell csinálni?
Mi legyen az aszinkronitást igénylő feladatokkal?
Ez inkább gazdasági döntés, mint technikai. Ugyanis az ilyen feladatokat akár egy homeoffice-os kolléga is eltudja a végezni az ország szegényebb részén, vagy egy alvállalkozó, vagy egy egyetemista heti pár órában. A lényeg, hogy nem feltétlen kell mindent automatizálni, ettől még az üzlet működni fog, valószínűleg sokkal jobban, mint eddig. Persze, ha a cél valamiért az n=0 és ez minden pénzt megér, akkor más helyzet. Ilyenkor indítani kell egy újabb automatizálási projektet és egy olyan feladatot automatizálni. Ehhez olyan feladatot kell kiválasztani amivel a legnagyobb gazdasági eredmény érhető el vagy a legnagyobb fájdalom csökkenthető. Persze ez a kettő általában ugyanaz.
Záró gondolatok
Nem vagyok sem az emberek, sem az emberiség ellensége. A munkaerő egy korlátos erőforrás, emiatt amellett vagyok, hogy végezzen mindenki értelmes munkát és számoljuk fel az értelmetlen lélekölő feladatokat. A világban vagy egy országban az élet nem a politikusoktól lesz jobb vagy rosszabb, hanem tőlünk és azoktól a gondolatoktól, amelyeket tettek követik. Az életszínvonalat csak a gazdasági aktorok tudják tartósan növelni. Jobban, jobbat, olcsóbban! Ha mindenki eszerint gondolkodna, akkor gazdaságilag egyre jobb hely lenne a világ! Személyes viszonyát a politikai oldalakhoz vagy a hazájához továbbra is mindenki hite és kedve szerint konfigurálhatja! Egyéni döntés, hogy mit akar gondolni róla. Még akkor is, ha gondolataival és kialakított viszonyával elsődlegesen saját életét mérgezi meg. Viszont szerencsére erre is van egy jó módszer! Ha nem tetszik az amit gondolsz a világról, akkor gondolj mást! 🙂